BITÁCORA PARA FLOTAS: LA MEJOR ALIADA PARA ELSEGUIMIENTO DE TUS OPERACIONES

Las bitácoras no sólo registran información sobre el transporte de mercancías, sino que también cumplen con requisitos legales y de seguridad, ayudan en la planificación y optimización de rutas, y proporcionan datos valiosos para el análisis y la mejora continua de las operaciones logísticas.

Su uso remonta a las civilizaciones antiguas, tales como los egipcios, fenicios y griegos, los cuales llevaban registros detallados de sus actividades comerciales y de transporte, esenciales para administrar sus operaciones comerciales, gestionar inventarios y mantener el control sobre los bienes transportados.

Durante la Edad Media, los marineros y comerciantes europeos comenzaron a usar bitácoras para registrar detalles sobre sus viajes y la carga transportada. La navegación marítima era peligrosa y compleja, y los registros escritos ayudaban a mantener un control preciso sobre las rutas, tiempos de viaje, condiciones climáticas y mercancías a bordo.

Con la expansión del comercio y las exploraciones durante el Renacimiento y la Era de los Descubrimientos, las bitácoras se convirtieron en una herramienta fundamental para los exploradores y navegantes. Figuras como Cristóbal Colón y Fernando de Magallanes llevaron bitácoras detalladas de sus viajes, documentando no solo las rutas y mercancías, sino también los descubrimientos y encuentros con nuevas tierras y culturas.

Con la llegada de la Revolución Industrial y el aumento del comercio global, las bitácoras se volvieron más sistemáticas y estandarizadas. Las compañías navieras y los transportistas empezaron a usar bitácoras para gestionar de manera más eficiente sus flotas y cargas. Estas bitácoras incluían detalles sobre los envíos, tiempos de tránsito, paradas, incidentes y condiciones de la carga.

En la actualidad, las bitácoras digitales se han convertido en parte integral de los sistemas de gestión de transporte (TMS). Estas herramientas permiten un

seguimiento en tiempo real de las mercancías, integrándose con sistemas de GPS y telemática para proporcionar información precisa y en tiempo real sobre la ubicación y el estado de las cargas.

El uso de bitácoras para el registro de envío de mercancías ha evolucionado desde los simples registros manuscritos de las antiguas civilizaciones hasta los sofisticados sistemas digitales actuales. Este desarrollo ha sido impulsado por la necesidad constante de mejorar la eficiencia, la precisión y la seguridad en el transporte de bienes, reflejando el avance de la tecnología y las prácticas comerciales a lo largo de la historia

Actualmente, el desarrollo de aplicaciones móviles y la Internet de las Cosas (IoT) ha revolucionado aún más el uso de bitácoras. Los conductores y gestores pueden actualizar y acceder a la información desde cualquier lugar, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.

A continuación te compartimos los rubros que obligatoriamente debe contemplar una bitácora, en caso de faltar uno o varios de estos parámetros puede generar incertidumbre en el conocimiento del servicio de traslado de las mercancías:

1. Información Inicial

● Fecha de inicio: [Fecha de salida]

● Hora de inicio: [Hora de salida]

● Número de flota: [Número o identificación de la flota]

● Nombre del conductor: [Nombre del conductor]

● Número de guía: [Número del documento que acompaña la mercancía]

● Punto de partida: [Dirección del punto de origen]

● Destino: [Dirección del punto de destino]

● Descripción de la mercancía: [Breve descripción de los bienes

transportados]

● Registros de trazabilidad de las mercancías

2. Registro de eventos durante el viaje

En esta sección se documentan eventos importantes durante el trayecto. Cada evento puede incluir:

● Fecha y hora: [Fecha y hora del evento]

● Ubicación: [Coordenadas o dirección]

● Descripción del evento: [Descripción detallada de lo ocurrido]

● Condiciones climáticas: [Condiciones meteorológicas en ese momento]

● Estado del vehículo: [Observaciones sobre el estado del vehículo]

● Observaciones del conductor: [Cualquier otra información relevante

proporcionada por el conductor]

3. Incidentes y problemas

Registrar cualquier incidente o problema que ocurra durante el viaje, incluyendo:

● Fecha y hora: [Fecha y hora del incidente]

● Ubicación: [Coordenadas o dirección]

● Descripción del incidente: [Descripción detallada del problema]

● Acciones tomadas: [Medidas que se tomaron para resolver el problema]

● Tiempo de retraso: [Tiempo adicional debido al incidente]

● Firmas: [Firmas del conductor y cualquier otra parte involucrada]

4. Llegada y descarga

● Fecha de Llegada: [Fecha de llegada]

● Hora de Llegada: [Hora de llegada]

● Punto de Descarga: [Dirección del punto de destino]

● Condiciones de la Mercancía: [Estado en que llega la mercancía]

● Hora de Inicio de Descarga: [Hora en que comienza la descarga]

● Hora de Finalización de Descarga: [Hora en que se completa la descarga]

● Firma del Receptor: [Firma de la persona que recibe la mercancía]

5. Observaciones finales

● Comentarios del conductor: [Cualquier comentario adicional sobre el viaje]

● Comentarios del receptor: [Comentarios adicionales del receptor] 6. Firma y verificación

● Firma del conductor: [Firma del conductor]

● Firma del supervisor: [Firma del supervisor o encargado]

6. Documentos adjuntos

Incluir copias de documentos relevantes, como guías de remisión, comprobantes de entrega, informes de incidentes, etc.

BENEFICIOS:

Una bitácora digital ofrece numerosos beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia y efectividad en la gestión del transporte de mercancías.

A continuación detallamos algunos de los principales beneficios para que puedas evaluarlos para tu empresa:

1. Acceso en tiempo real

● Permite a los conductores y gestores actualizar y acceder a la información en

tiempo real desde cualquier ubicación.

● Los gestores pueden monitorear el progreso de las flotas en tiempo real,

mejorando la capacidad de respuesta ante cualquier eventualidad.

2. Mayor precisión y reducción de errores

● Minimiza los errores comunes en los registros manuales, como errores de

transcripción o pérdida de documentos.

● Facilita la entrada de datos estandarizados, asegurando consistencia y

precisión.

3. Eficiencia operativa

● Reduce el tiempo necesario para registrar, acceder y analizar datos.

● Permite automatizar tareas rutinarias, como el cálculo de tiempos de tránsito

y la generación de informes.

4. Mejora en la toma de decisiones

● Facilita la recopilación y análisis de grandes volúmenes de datos, permitiendo

identificar tendencias y áreas de mejora.

● Genera informes detallados y personalizados para diferentes necesidades

operativas y estratégicas.

5. Transparencia y trazabilidad

● Proporciona un registro detallado de cada etapa del transporte, desde el

punto de partida hasta la entrega final.

● Facilita auditorías internas y externas al mantener un historial completo y

preciso de las operaciones.

6. Mejora en la comunicación

● Permite la colaboración en tiempo real entre conductores, gestores y clientes.

● Envía notificaciones automáticas sobre eventos importantes, como retrasos o

incidentes.

7. Seguridad de la información

● Garantiza que los datos estén respaldados y puedan recuperarse fácilmente

en caso de pérdida o daño.

● Implementa controles de acceso para asegurar que solo el personal

autorizado pueda ver o editar la información.

8. Sostenibilidad y reducción de papel

● Reduce la dependencia del papel, contribuyendo a prácticas más sostenibles

y eco-amigables.

● Elimina la necesidad de espacio físico para almacenar registros en papel.

9. Cumplimiento normativo

● Facilita el cumplimiento de regulaciones y estándares de la industria al

mantener registros precisos y fácilmente accesibles.

● Proporciona la documentación necesaria para auditorías regulatorias y

legales.

10. Integración con otras tecnologías

● Integra con sistemas de GPS y telemática para un seguimiento preciso de la

ubicación y estado de los vehículos.

● Se puede integrar con sistemas de planificación de recursos empresariales

(ERP) y sistemas de gestión de transporte (TMS) para una gestión más

coherente y eficiente.

La integración de una bitácora digital ofrece una amplia gama de beneficios a favor de la eficiencia, precisión y capacidad de respuesta en la gestión del transporte de mercancías. Facilita la toma de decisiones basadas en datos, mejora la transparencia y trazabilidad, y contribuye a la sostenibilidad y cumplimiento normativo, si aún no cuentas con un sistema integral y con una cobertura 24/7, no dudes en comunicarte con nosotros, en Centrally contamos con soluciones específicas para cada tipo de necesidades empresariales.